D 11 : Savoir travailler, s'organiser, respecter les échéances

L'une de mes principales missions au sein du service marketing de l’Établissement Français du Sang est de gérer la relation donneurs. Le respect d'un fonctionnement organisationnel cible et des délais impartis participent à la méthode de travail régie par le réseau marketing.

Nous envoyons une invitation par mail aux donneurs qui en possèdent un 5 jours avant la collecte ainsi qu'un sms de rappel la veille de la collecte.

Ainsi, chaque matin ma priorité consiste à répondre aux donneurs qui ont renvoyé des questions médicales car ce sont des donneurs potentiels qui sont susceptibles de venir le jour même pour faire un don de sang. Comme les sms sont envoyés la veille ils répondent généralement en fin d'après-midi c'est pourquoi je dois traiter ces retours en arrivant.

Par la suite, je traite les retours mail qui sont moins urgents mais qui nécessitent une réponse rapide car dès que je prends connaissance des questions médicales je les transfère au médecin référent qui se chargera de répondre au donneur. Il est donc important d'avoir une bonne communication avec les sites et les services.

De plus, en début d'après-midi, je me charge de vérifier les BAT (Bons à tirer) c'est-à-dire que je m'assure que tous les médias ont bien été envoyés. Cette vérification systématique permet de réagir rapidement en cas d'erreur ou d'oubli, on prend ainsi les dispositions nécessaires pour renvoyer le fichier auprès de notre prestataire ou le modifier.

Chaque lundi, une réunion des services marketing et communication avec les responsables de chaque site fixe de la région permet de faire un point sur les objectifs des dernières collectes et celles à venir. On détermine ainsi si des messages spécifiques doivent être envoyés pour répondre aux besoins d'un groupe sanguin en particulier. Je programme alors les segmentations demandées dans notre logiciel interne Grdon avant le jeudi suivant car l'envoi aux prestataires se fait à 8h, jusqu'au mercredi de la semaine prochaine.

C'est un travail en flux tendus qui permet de mieux appréhender les objectifs.